Atualmente, a Gear SEO opera 100% no modelo Home Office. A empresa mudou completamente sua forma de trabalho logo no início da pandemia. Desde então, passou por diversas situações que exigiram constantes adaptações ao modelo remoto. Porém, nos últimos 12 meses, a Gear SEO conseguiu consolidar e adequar esse modelo para atender plenamente à sua cultura organizacional.
Foi produzido um artigo completo sobre todo esse processo de mudança, disponível no link do primeiro comentário. De forma resumida, entre os anos de 2020 e 2024, os principais desafios enfrentados pela empresa foram:
- Grande quantidade de laptops, monitores, teclados, mouses e webcams enviados aos colaboradores que retornavam quebrados ou inutilizáveis, gerando perdas superiores a R$ 100 mil em equipamentos não reaproveitados durante o período;
- Alto custo com frete e manutenção, envolvendo o processo de preparar os equipamentos para novos colaboradores, enviá-los via correio e gerenciar reparos;
- Computadores devolvidos sem memória ou HD, inviabilizando o reaproveitamento;
- Falta de padronização nos equipamentos, pois a aquisição priorizava o menor preço para atender às necessidades pontuais de cada colaborador;
- Crescimento do custo de software de manutenção remota, especialmente quando a equipe chegou a 80 colaboradores trabalhando integralmente para a Gear SEO;
- Dificuldades com o conceito de Anywhere Office, já que colaboradores utilizavam laptops em locais sem infraestrutura adequada de internet ou ficavam indisponíveis em momentos importantes para a organização.
Premissas para o novo modelo
Durante o processo de adequação, a Gear SEO definiu algumas diretrizes fundamentais:
- Estação de trabalho estruturada em casa, garantindo que cada colaborador tivesse os equipamentos e ferramentas adequadas para exercer suas funções;
- Teclado, monitor, mouse e webcam incluídos no processo de onboarding, sendo custeados pela empresa. O colaborador poderia escolher entre receber os periféricos de forma permanente ou um vale-compra para adquiri-los diretamente;
- Plataforma organizada para gestão de envio e recebimento de equipamentos, com histórico completo de movimentações e manutenções;
- Ferramenta para acesso remoto e monitoramento dos computadores, permitindo verificação de periféricos, desempenho dos equipamentos e relatórios detalhados de uso;
- Obrigatoriedade de uso exclusivo dos equipamentos fornecidos pela empresa, em horários pré-estabelecidos definidos na contratação.
Mesmo com essas premissas, os planos tradicionais de compra ou aluguel de equipamentos disponíveis no mercado não atendiam às necessidades da empresa, tornando-se financeiramente inviáveis.
Criação da divisão Gear Bit
Para resolver esse desafio, a Gear SEO criou uma nova divisão interna dedicada à aquisição de Mini PCs de custo inferior aos laptops, padronizados e com possibilidade de upgrades conforme as demandas dos projetos.
Essa divisão, batizada de Gear Bit, estruturou um processo completo que inclui:
- Controle detalhado dos periféricos;
- Acesso remoto para manutenção e suporte técnico;
- Relatórios de desempenho e utilização dos equipamentos;
- Logística simplificada de envio e recebimento.
Ao ingressar na Gear SEO, cada novo colaborador recebe um estojo com QR Code, contendo instruções para instalação do Mini PC, orientações sobre o recebimento dos periféricos e cuidados necessários com os equipamentos. Além disso, o colaborador assina um termo de responsabilidade pelo uso e conservação do material.
Principais vantagens identificadas
Após alguns meses utilizando o modelo Gear Bit, a Gear SEO percebeu diversos benefícios:
- Transição do CAPEX para OPEX, passando a trabalhar com aluguel de equipamentos internos, reduzindo investimentos em ativos fixos;
- Redução significativa do custo de aquisição, compensando inclusive o investimento nos periféricos fornecidos aos colaboradores;
- Padronização completa dos equipamentos, garantindo qualidade e uniformidade;
- Logística simplificada, com fretes de baixo custo devido ao tamanho compacto dos Mini PCs;
- Facilidade para upgrades e atualizações, utilizando peças amplamente disponíveis no mercado;
- A divisão Gear Bit ficou responsável por todo o ciclo de vida dos equipamentos: envio, recebimento, manutenção, upgrades e armazenamento dos dispositivos ociosos para realocação futura;
- Incentivo para que colaboradores criem um espaço dedicado ao Home Office, já que o transporte frequente dos equipamentos não é prático.
Expansão para o mercado
Diante dos resultados positivos, a Gear SEO decidiu compartilhar essa solução com empresas parceiras. Após alguns meses de testes, ficou evidente que outras organizações também estavam obtendo os mesmos benefícios.
Com isso, foi lançado o serviço Gear Bit, disponível em gearbit.com.br, permitindo que outras empresas adotem esse modelo de gestão de equipamentos.
Todo o processo é 100% online, incluindo:
- Cadastro da empresa e dos colaboradores;
- Envio de mensagens de boas-vindas;
- Acesso remoto aos equipamentos;
- Compra ou aluguel de dispositivos;
- Controle de logística de envio e recebimento.
Tudo isso ocorre sob a gestão da Gear SEO, garantindo segurança, transparência e eficiência operacional.
Conclusão
Essa transformação reforçou a cultura da Gear SEO, que agora opera um modelo de Home Office altamente organizado e sustentável, oferecendo clareza desde o primeiro dia de trabalho do colaborador e, ao mesmo tempo, reduzindo custos em comparação à compra tradicional de equipamentos.
Com o Gear Bit, a empresa conseguiu alinhar tecnologia, logística e cultura organizacional, criando um modelo inovador que pode ser replicado por outras empresas em busca de eficiência no trabalho remoto.
